Thursday, January 12, 2017

Wedding Review - Wedding Organizer (Excellent WO)

Ga berasa banget, udah lewat rayain 1st wedding anniv & udah taon 2017, tapi review an ttg wedding day masih belom kelar dibahas. Mumpung sempet, saya lanjutin review seputar wedding nya dulu, supaya bs move on ke postingan ttg jalan2.. :D  Harusnya tinggal 4 - 5 vendor lg yg belom di review.. *lap keringet*

Dari sekitar bulan Oct 2014, kita udah tau kl ga cocok sama WO pertama. Akhirnya kita langsung cari2 second opinion. Ada 2 WO laennya yg kita ajak ketemuan sebelum Excellent WO, tapi akhirnya kita deal sama Excellent WO. Sekitar bulan Nov 2014, saya udah contact Ci Rita, owner dari Excellent WO untuk minta pricelist. Dari Ci Rita ajakin saya buat ketemuan dulu untuk ngobrol2 tentang wedding day nya. Akhirnya kita janjian ketemu di mall. Discuss sekitar 1 jam, akhirnya dikasih quotation / penawaran harga nya. Tapi kita kaget, karena harganya mahaaaal banget (lebih mahal dr paket bridal taiwan). Wkwkwk. Dari harga awal yang ditawarin, kita dapet 10 kru & 10 usher untuk bantu anterin tamu ke tempat duduk nya pas resepsi.Terus kita ada concern karena Head / PIC selama wedding day ga bs request. Jadi untuk head nya bisa Ci Rita / Ko Erick (suami nya Ci Rita).

Kita bilang sama Ci Rita tentang budget nya kita & concern tentang PIC nya. Akhirnya di arrange 1x meeting lagi supaya kita bisa ketemuan & ngobrol2 sama Ko Erick. Ternyata emang Ko Erick orang nya supel & sharing pengalaman dia selama jadi PIC. 

Untuk sisi harga, ada sedikit pengurangan dari harga awal. Usher dihilangkan, tapi diganti dengan penambahan 3 kru WO untuk malam hari. Kurang lebih begini pembagian nya:
- Minimal 6 orang untuk mendampingi pengantin & pihak keluarga dari pagi - malam
- Minimal 13 orang bertugas di resepsi, sudah termasuk dengan 6 orang yg bertugas dari pagi. Stand by pukul 14.30 di tempat resepsi.

Untuk pembagian tugas nya, seperti yg tercantum di kontrak, kurang lebih seperti ini:
- 1 orang sebagai Head / PIC
- 1 orang pendamping pengantin
- 2 orang pendamping keluarga
- 1 orang di dapur
- 1 orang di area angpau
- 4 orang sebagai seksi acara
- sisanya sebagai usher untuk mengantar tamu

Pembayaran dibagi menjadi 3 tahap, DP sebesar 30%, pembayaran selanjutnya 30% dan pelunasan 40% (paling lambat 1 bulan sebelum wedding day). Setelah sepakat dengan harga & solusi yang ditawarkan sama Ci Rita, akhirnya kita deal sama Excellent WO di bulan Des 2014. Setelah deal, Ci Rita langsung email untuk detail kontrak dan data2 yang harus kita isi supaya pihak WO bisa langsung susun rundown. 

Alesan kenapa akhirnya kita deal sama Excellent WO:
- Karena dibantu untuk pick up barang sebelum resepsi (nanti saya ceritain knp ini penting)
- Udah pengalaman 10 tahun lebih untuk jadi WO
- Lumayan sering handle wedding di tempat resepsi kita, jadi udah kenal sama pihak Sense & udah ngerti gimana cara kerja nya Sense
- Ada pendamping yg khusus ngikutin pengantin seharian (penting bgt, karena saya ga pake bridesmaid)
- Sepaham soal cara pembagian tempat duduk yang kita mau
- Pembawaan nya Ci Rita kalem & gak maksain kehendak nya, tapi bikin saya percaya kalau dia pasti bs untuk handle segala macem perintilan yg saya mau (penting bgt, karena saya orgnya ribet).

Dari bulan Maret 2015, saya udah diuber2 untuk lengkapin data wedding. Padahal wedding nya masih 7 bln lagi, Oct 2015. Tapi emang ini yang saya suka, karena nunjukin bahwa mereka mau prepare untuk buat rundown nya. Dari rundown nya dibagi jadi 2, untuk seharian & khusus rundown resepsi. Utk rundown resepsi, isinya sampe ke itungan menit.. :D

Setelah ada susunan kasar untuk rundown, kita ketemuan lagi sm Ci Rita untuk bahas detail rundown nya. Bahkan ada 1 sesi khusus buat ketemuan antara Ci Rita sama pamer untuk bahas pembagian tempat duduk. Total kita ada ketemuan sekitar 3 kali selama penyusunan rundown. Pas meeting ini, kita ditanyain soal adat istiadat yg mau dipakai, prosesi teapai maunya yg gimana, dll. Pertanyaan nya detail banget, misalnya: jumlah onde yang mau dimakan ada brp, boleh pake tissue gak untuk dililit ke hio waktu mau sembahyang. Bahkan ada pertanyaan yang kita ga tau jawaban nya & akhirnya nanya sama ortu masing2 dulu. Ci Rita jg buatin list barang yang harus disiapin sama masing2 pihak untuk di pick up sebelum resepsi.

Rundown udah OK, kita langsung dijadwalin buat technical meeting sama Ci Rita. Pas sesi technical meeting, yang ikutan ada: MC, vendor liputan, Mars Dancer, marketing Sense, kita sebagai pengantin & pihak WO. Technical meeting nya sekitar 1 - 1,5 jam, karena semuanya udah di finalin dari sebelum meeting. Akhirnya ada revisi sedikit untuk rundown, karena ada masukan dari MC tentang susunan acara nya.

Selama proses setelah dealing - penyusunan rundown, saya bener2 banyak discuss sama Ci Rita tentang WO sebelumnya, tentang vendor hand bouquet, vendor wedding gown, vendor wedding car, MUA, dst. Bener2 helpful banget. Bantuan pertama dari Ci Rita adalah bantu negosiasi sama marketing Yumi Katsura ketika kita akhirnya mau alihin DP untuk make up. Saya serahin ke Ci Rita & tinggal di update aja untuk hasil akhirnya seperti apa. Bantuan kedua, ketika saya mau deal di Wedding Boutique & nego bonus. Discuss jg tentang tambahin vendor dekor untuk mini gallery di 'last minute'. Bahkan saya sempet minta pendapat ttg vendor liputan. Pokoknya segala kegalauan selama wedding preparation, saya discuss terus sm Ci Rita. 

Ada group WA yang dibuat Ci Rita, isinya saya, suami & Ci Rita. Jadi biar kalo ada apa2, semuanya langsung update. Cuma suami pernah kesel sama saya gara2 kalau ada apa2, saya langsung private chat ke Ci Rita, bukan chat di group. Akhirnya dia ngambek & leave group nya. Ci Rita sampe jadi penengah kita jg waktu kita selisih pendapat & jelasin kenapa kita lebih prefer private chat (karena bahas make up, wed gown, dll yg urusan cewe). hahaha, lucu banget kalo diinget2 lagi sekarang.

Sekitar 4 hari sebelum wedding day, Ci Rita & Ko Erick dateng ke rumah suami untuk pick up barang, cek 1 per 1 dari list barang yg ada dan bantuin kita untuk beres2 barang nya. Mulai dari 3 kanvas, souvenir, nampan buat souvenir, printable buat hiasan meja waktu resepsi, hadiah utk doorprize, dll. Total barang yang dibawa sampe full dari bagian tengah - belakang untuk 1 mobil Avanza. Untung dari awal kita memang sengaja pilih WO yang mau pick up barang, karena ini bener2 ngebantu banget. Ci Rita jg bantu cek lagi untuk siapin barang2 yg nantinya mau dipake untuk wedding day nya, misalnya hio, rose petal utk dekor kamar, stiker suangshi, dll.

1 minggu sebelum wedding day, saya batuk pilek. Gak enak badan intinya. Akhirnya pergi ke dokter & minum antibiotik. Suami kasih tau tentang hal ini ke Ci Rita. Jadi kalau ada apa2 yg mau ditanyain, ternyata Ci Rita langsung tanya sama suami. Kecuali ada yg penting banget untuk ditanyain ke saya, misalnya dekor mini gallery. Mungkin mau kasih waktu supaya saya bs istirahat kali ya. Ternyata dari hasil chatting antara Ci Rita & suami, ada sedikit revisi lagi dari rundown. Dari pihak MC jg ada kabarin kalau salah 1 lagu yg udah dipilih ada lagu sedih, jadi sebaiknya diganti. Ini semua dirundingin sama suami.. Saya gak tau apa2. hehehe.

Intinya, selama persiapan wedding, Ci Rita bener2 sabar banget deh hadepin kita berdua. Saya orangnya ribet & suka galau buat ambil keputusan. Sedangkan suami tipe orang yang tegesin Ci Rita berkali2 kalau semua rundown yang disusun harus tepat waktu. Terutama soal makanan yang keluar pas resepsi, ga boleh telat 1 menit pun. Dan hal ini diulang2 terus sama suami, karena pamer pernah dateng resepsi makan meja yg makanan nya baru keluar hampir jam setengah 9 mlm. 

Pas 1 hari sebelum wed day, malam hr, saya dikabarin sm Ci Rita kalau MUA untuk ade saya yg di hire dr Yumi Katsura sakit & akan digantiin sama org laen. Saya sih oke2 aja, toh waktu udah mepet jg. Prinsip saya waktu itu: semuanya serahin ke WO aja, udah ga perlu pusing perintilan2 kecil.

Pas wedding day, Ci Rita & team dateng ke Aston Pluit waktu saya lagi di make up. Team lainnya  jg dateng ke rumah suami buat morning call ke mamer & suami, dekor kamar pengantin (termasuk pasang bed cover), siap2 utk prosesi pemakaian jas.

Ast*n Plu*t menurut saya agak keterlaluan nih. Sebelumnya saya pernah ceritain di sini untuk review hotel nya. Tambahan kursi yang saya minta gak dikasih dari pihak hotel, padahal butuh kursi untuk make up. Ci Rita langsung turun tangan untuk telp & minta kursi nya. Salah 1 sopir mobil keluarga yang kita sewa ternyata telat bangun & jadinya dateng telat. AC kamar hotel ternyata jg gak dingin, jadi panggil tukang service nya buat tambah freon. haiyaaa, semuanya di handle sama WO. 

Setelah selesai make up, saya langsung disuruh sarapan dulu. Pihak keluarga saya jg udah diminta untuk sarapan di hotel. Selesai sarapan, langsung tuker wedding gown, foto2 sm keluarga inti, prosesi tutup slayer, jemput2an sama suami, langsung ke rumah suami buat prosesi masuk, foto2 lagi, siap2 ke vihara utk pemberkatan. Waktu saya lagi prosesi foto2 di hotel, dari pihak WO jg udah beres2 in barang yang ada di kamar hotel. Jadi begitu penganten nya keluar, tinggal sedikit barang yang mesti diurus. Pihak WO jg yang bantu urusan check out dari hotel & nemenin keluarga saya dari hotel ke vihara.

Pas saya lagi make up, ada tim WO yang nemenin juga di rumah suami, atur prosesi untuk foto2 disana, sekaligus bantu dekorin kamar penganten nya kita + pasang bedcover jg..
sederhana, tapi seneng liat hasil akhirnya.. lucuuuu ya boneka nya.. ada yg mau sewa? wkwkwk.
Pas masuk ke rumah suami, ternyata layout ruang tamu (posisi sofa & meja) ada diubah sama pihak WO, biar hasil foto lebih bagus.. Pas sesi foto di kamar penganten, pihak WO jg aktif banget buat arahin gaya. malah photographer liputan nya yang pasif. :( nanti saya review terpisah deh ttg vendor liputan hh. Berasa banget kl emang kru WO nya udah berpengalaman..

Pas pemberkatan, balon yg dilepas utk pemberkatan dikasih free 50 pcs sm WO. Tukang balon nya langsung dipanggil buat pompa balon on the spot, biar ga kempes. Cuma sepertinya pihak WO ga mention ke Bu Hetty (pihak dari vihara) kl kita mau ada lepas balon. Kalo di Vihara Dhammasukha, lepas balon nya dari balkon yang ada di lantai 2. Cuma karena ga dikasih tau sebelomnya, balkon nya ketutup sm kursi2 yg ditumpuk. Akhirnya WO ambil keputusan buat lepas balon dari dalem wedding car, persis di depan vihara. hahaha. Kesimpulan nya, mulai dari pagi - selesai pemberkatan, semuanya berjalan lumayan lancar & tepat waktu (bahkan lebih awal 10 menit).

Nah, rundown mulai ga sesuai planning pas selesai pemberkatan & check in di Novotel Mangga Dua. Karena booking 2 kamar, tp yg ready cuma 1 kamar, akhirnya jadwal retouch saya jadi kegeser. Untuk makan siang keluarga (tumpeng mini) jg ada miss, katanya makanan udah dibawain duluan sm kru WO ke Novotel. Jadi nanti pihak keluarga akan makan siang nya disana. Setelah berhasil check in, kita nunggu sekitar 20 menit sampe akhirnya makan siang dibawa oleh kru WO dari parkiran mobil ke kamar hotel. 

Karena jadwal retouch kegeser (sebenernya MUA saya gak dateng telat, tapi saya hrs makan siang & nunggu kamar kedua ready), otomatis pengantin nya jadi telat untuk GR. Sekitar pukul 17.50, kita baru sampe di ballroom dan langsung tancep gas buat GR. Udah ada 1 - 2 tamu yang dateng pas kita sesi GR. hahaha. Pas GR, latihan dari gimana prosesi masuk sama penari, tuang champagne & potong kue. Kita diajarin tangan nya harus gimana, berdiri nya gimana. Karena buru2, kayanya kita kelupaan diajarin untuk wedding toast sama family..

Abis GR, saya langsung lanjut prosesi teapai sm pihak keluarga besar. Jadi saya gak ada waktu sama sekali untuk perhatiin detail nya persiapan. Semua cm liat sekilas. hahaha. Yg tadinya bawel waktu deal / preparation, pas HH nya malah ga sempet perhatiin detail. Cuma saya sempet notice ada kekurangan dari sisi wedding cake karena harusnya ada 2 tier carousel yg bs muter, tapi kita cuma dikasih 1 tier. 

Setelah GR, ada prosesi tea pai yang dibantu arahin jg sama kru WO nya..
Sebelum prosesi masuk, Ci Rita masih stand by di depan pintu ballroom untuk nemenin & ngingetin wedding kiss mesti tunggu 10 detik baru lepas. wkwkwk. Ci Rita kayanya baru ninggalin kita pas prosesi masuk udah selesai & PIC nya jd Ko Erick. Sebenernya Ko Erick jg udah stand by di tempat resepsi dari sore.

Dari pagi2 - malem, ada 1 org yg ikutin saya terus & tugasnya sebagai pengganti bridesmaid. Namanya Lilian. Dia yg ngintilin saya terus & ikut naek di mobil penganten. Jadi kl ada apa2, saya tinggal nanya sm dia.. mau pipis, makan, duduk, pegangin hand bouquet, semuanya dibantu sama Lilian. Hehehe.

Buat masing2 keluarga, jg ada WO yg nemenin dari pagi - resepsi selesai. Jadi saya ga usah stress ngaturin jadwal keluarga, mis kapan hrs sarapan, kapan hrs berangkat ke vihara, kapan hrs tuker baju, baju dititip sm siapa, dll. Pokoknya tinggal terima beres.

Pas kita mau prosesi masuk, tamu2 yg masih di luar jg diatur barisan nya biar ga numpuk karena pintu masuk ballroom ditutup. Prosesi food parade jg berjalan lancar & on time banget sesuai jadwal. Karena kita ga mau tamu sampe kelaperan.

Selama resepsi, selalu ada orang yang ngasih tau abis ini hrs gimana, kapan mesti mingle, bawain hadiah mingle, kapan hrs bagi kue utk family (masing2 cake udah dikasih nama & diserahin sekalian waktu sesi foto keluarga), kapan harus nentuin pemenang yg post di IG dengan hashtag yg udah ditentuin & kapan hrs stand by buat ke belakang buat nari.

Selesai resepsi, ada jg yang nemenin saya balik ke kamar hotel, bantu lepasin wedding gown (karena bagian resleting dijahit & harus digunting) & bantu lepasin bobby pin yg buanyaaaak bgt & hair clip dr rambut. Jadinya saya tinggal buru2 mandi buat cuci rambut. Sisa kru yang laen beres2in barang yg harus dibawa pulang lg ke rumah & masukin ke mobil sewaan. 

Pas beberapa hr setelah wed day, kita baru sadar kl tempat wedding ring kok ga ada. Langsung nanyain ke Ci Rita buat konfirmasi. Ga lama kemudian kita dikirimin foto kl brg itu udah dimasukin ke dlm mobil sewaan setelah resepsi. Karena saking byk nya brg yg mesti diturunin sm family nya suami, tempat wedding ring nya ketinggalan di mobil sewaan. Huhuhu.

Kesimpulan:
Nilai: 8/10
Overall, semuanya berjalan lancar walopun ga 100% sempurna. Yg penting resepsi berjalan lancar & semua keluarga inti ga repot ngatur / ngurus ini itu..hehehe. Kalaupun ada kekurangan dari kinerja WO, antara lain:
1. Lupa kasih makan malem utk sopir sewaan mobil keluarga. Sopir nya ngeluh pas malem2 anter keluarga suami pulang ke rumah
2. Sempet ada misscom sm suami saya utk siapin makan malem buat para penerima tamu. Kirain penerima tamu ga perlu order makanan tersendiri. Akhirnya makanan utk WO dikasih dulu ke penerima tamu & WO order tambahan lg sm pihak Sense.
3. Kayanya kelupaan ajarin kita utk pouring champagne waktu GR.
4. Agak telat buat bawain makan siang keluarga inti & penganten ke kamar hotel, karena parkiran ke kamar hotel lumayan jauh.
5. Lupa infoin ke pihak Vihara kalo kita ada prosesi lepas balon.
6. Ada info dari 1 tamu undangan yang lupa bawa kartu undangan, diminta registrasi dulu di depan sm pihak WO. Tapi waktu di meja registrasi nya lagi ga ada WO yg stand by..Mungkin semuanya lg anter tamu ke dalem ruangan resepsi kali ya..

Selain itu, kelebihan WO nya udah saya bahas di atas. Hampir 100% tepat waktu sesuai rundown, kecuali sesi retouch. Itupun bs telat karena Novotel Mangga Dua nya ga langsung bs siap 2 kamar.. Ci Rita jg selalu sabar buat hadepin saya, ga sombong pula walopun budget kita pas2an. Semua saran selalu disesuaiin sama budget kita. Padahal client nya Ci Rita rata2 ber 'duit', tapi ga 'ngecilin' kita sebagai client yg pas2an. hahaha.

Sukses terus buat Excellent WO ya.. :D
liat foto ini, jadi pengen sekurus dulu.. huhuhu

hampir semua kru nya baik & ramah2.. happy banget bisa dibantuin sama mereka.. :D

5 comments:

  1. Excellent wo sesuai namanya yaa kerjanya excellent juga, klo ada kekurangan pasti ada ya sin dikit2 tp overall semua berjalan lancar udah bagus bgt buat kt sbg pengantin hehe, ayo kelarin reviewnyaa !

    ReplyDelete
  2. kayaknya baru kali ini cicik satu ini masukin foto yg ada 'wajah'nya yaaaaa..
    hahhahaha
    ayooo cepet move on dari kisah2 preparation dongg, cepat diselesaikannn.
    mangaaattttt

    ReplyDelete
  3. Ya ampun Chyn udah lama ngilang gitu kirain sekali posting bawa kabar baik, ternyata masih tentang wedding yah hahaha

    ReplyDelete
  4. Luar binasaaaaa... Lu emang orgnya super detail banget sih, Cyn. Tar kalo pny anak bisa jadi stress loh, soalnya udah bukan buat diri sendiri jg, tp buat anak. Dibawa santai dikit buat segala hal hehehehe...

    Eh tp kalo gendutannya krn udah ada kabar gembira gak apa dong? Hihihi...

    ReplyDelete

  5. Thanks for sharing such great information. This is one of the best sites which provide all the details of relevance to topics.
    careinfo.in

    ReplyDelete

 

Template by BloggerCandy.com | Header Image by Freepik